Kaupungin tiedonhallinta on Viivin hyppysissä

Katja Rantatulkkila

Asioiden yhteisvaikutuksen synnyttämä etu eli synergiaetu. Se tulee kaupungin tiedonhallinnan asiantuntijalle Viivi Pajasmaalle ensimmäisenä mieleen, kun hän miettii kaupungin hallinnon työskentelyä saman katon alla.

– Onhan se sujuvampaa, kun voi työkaverilta kysyä jotakin asiaa ohimennen tai vaikka kahvitunnilla jutustellessa syntyy ideoita. Jo se, että tuntee työkaverit, on iso asia sinänsä eikä toteudu, jos asioita hoidetaan vain etänä, hän miettii.

Pajasmaa tuli Kurikan kaupungille töihin vuosi sitten syyskuussa. Sitä aiemmin hän työskenteli Verohallinnolla, mutta se työ ei kuitenkaan vastannut hänen odotuksiaan. Kuntapuolella hän tuntee tekevänsä sitä työtä, jota haluaakin tehdä.

– Työ on monipuolista jo siitäkin syystä, että tiedonhallinnan asiat eri toimialoilla pitää ottaa huomioon hyvinkin erilaisista näkökulmista, hän sanoo ja antaa esimerkin varhaiskasvatuspuolelta.

– On lapsen näkökulma, työntekijän näkökulma ja vanhemman näkökulma. Lisäksi tulee kaiken kerätyn aineiston säilyttämiseen liittyvät asiat, nekin ovat muuttuneet viime aikoina, kun esimerkiksi kaikki varhaiskasvatukseen liittyvää aineistoa pitää säilyttää pysyvästi.

Pajasmaan työhuone on varsin askeettinen. Pari valkoista pöytää tietokoneineen ja tuoleineen, valkoiset seinät, ja yksi taulu. Vaaleanpunaiset verhot kertovat, että huone mahdollisesti kuuluu naistyöntekijälle. Muuten kaikki on kovin pelkistettyä: mappikasat tai -rivistöt eivät hallitse huonetta, kuten ennen virastoissa oli tapana.

– Koko ajan mennään enemmän ja enemmän sähköiseen asioiden käsittelyyn. Itse suosin nimenomaan sähköistä työskentelyä, mutta paljon on vielä asiakirjoja digioimatta. Siihen tarvittaisiin ulkopuolista ammattilaista, koska analogista tietoa on paljon.

Kaupungin on lain mukaan ylläpidettävä arkistoa ja Kurikan arkistot sijaitsevat kanta-Kurikassa, Jalasjärvellä ja Jurvassa. Se tuo omat haasteensa, kun Pajasmaan pitää etsiä tietoa vanhoista asiakirjoista.

– Ensin ajan etsimään asiakirjaa, sitten tulen skannaamaan sen tänne työpaikalle ja sen jälkeen se on vielä vietävä takaisinkin. Monet asiakirjat ovat lain mukaan säilytettäviä ja siten niistä on myös huolehdittava. Olisi kätevää, jos ei tarvitsisi kävellä kuin kellariin hakemaan jotakin asiakirjaa. Nyt ajellaan edestakaisin jopa yksittäisten asiakirjojen kanssa.

Arkistoon liittyvät tehtävät ovat noin kymmenesosa hänen työnkuvastaan, mutta asian osuessa kohdalle, se vie aikaa.

– Tietopyyntöjä tulee toisinaan ja ne kuuluu selvittää asiakkaalle. Joskus asiakaskin vielä tarkentaa tietopyyntöään, että asiakirjanhaku toisinaan pitkittyy.

Tiedonhallinnan asiantuntijana Pajasmaan harteilla on, että eri toimialat pystyvät työskentelemään turvallisesti ja lain edellyttämällä tavalla.

– Turvallisuus alkaa ihan perusasioista eli työntekijöiden tietokoneiden salasanoista. 16 merkkiä, isoja ja pieniä kirjaimia ja erikoismerkkejä, sillä pärjää jo melko hyvin. Lisäksi työsalasanat on pidettävä erillään kotona käytetyistä, ettei ole samoja. Myös eri laitteisiin ja ohjelmiin pitää olla eri salasanat. Kun tarpeeksi pitkän salasanan vaihtaa vähintään kerran vuodessa, pitäisi olla aika hyvin suojassa, kun kaupungin palomuurit ja muut suojaukset ovat kunnossa.

Pajasmaa sanoo, ettei ole varsinaisesti it-asiantuntija, mutta tiedonhallintaan kuuluu erilaisten turvallisuusuhkien tunnistaminen ja niihen varautuminen. Perusasiat turvallisesta tietojen käsittelystä pitää hallita, ja ymmärtää, miksi jokaisen työntekijän tietokoneen oikea käyttö on tärkeää.

– Ei ole niin pientä kaupunkia, jonka verkkoon pääseminen tai koneiden haltuun saaminen voi olla vahingollista laajemminkin. Helsingissä kävi niin, että oppilaalla oli ollut sekä pelitiliinsä että koulun Wilmaan sama salasana. Tätä kautta hakkerit sitten pääsivät kaupungin järjestelmään ja siitä tuli kallis lasku kaupungille.

Mitä vahinkoa kaupungin järjestelmiin tunkeutuja saisi aikaan, kun esimerkiksi Kurikka ei ole globaalisti tai strategisesti kovin merkittävä paikkakunta?

– Kaupungeilla on valtavasti tietoa järjestelmissään ja esimerkiksi henkilötietosuojan pitää olla vahva. Identiteettivarkaudet, tietojärjestelmien haltuunotto ja verkon käyttö muuhun toimintaan ovat oikeita uhkia kaikille. Kaikenlaiset kyberuhat ovat todellisuutta. Ukrainan sodan alkamisen jälkeen on herätty kriiseihin varautumiseen eri hallinnon aloilla. Myös lainsäädäntöä parannetaan koko ajan, Pajasmaa tietää.

– Se, että joku ulkopuolinen pääsee tunkeutumaan järjestelmiin, voi maksaa miljoonia, hän huomauttaa.

Kun kuuntelee, kuinka monenlaisia asioita hänen pitää ottaa työssään huomioon – on tunnettava monenlaisia lakipykäliä ja säädöksiä, osattava soveltaa, etsiä tietoa ja pysyttävä ajan hermolla – ymmärtää, miksi hänen mielestään hallinnon keskittäminen saman katon alle on tarpeen. Me kuntalaiset emme voi tietää, millaisia työtehtäviä eri toimenkuviin kuuluu.

– Edellisessä paikassa Laurintiellä jaoin työhuoneen kolmen henkilön kanssa, jotka olivat kaikki eri tyyppisissä tehtävissä. Ei siinä kukaan meistä voinut puhua puheluita, kun mitään henkilösuojaa ei ollut. No olihan siellä puhelinkoppi, johon sai mennä puhumaan, mutta ei se ole sama kuin puhua oman työpöydän ja tietokoneen äärellä, jossa kaikki tieto on.